又到了毕业季，面临毕业的小伙伴们OOOO应该完成的差不多了吧。OO完成后，格式的修改至关重要，在前面的推文中，我们为大家分享了一些Word的实用技巧（超级实用的Word使用技巧，科研办公速成OO秘笈），本期内容针对格式修改方面继续为大家分享Word的使用技巧，希望能对大家有所帮助！

1. 快速设置行间距

OO格式修改时，一般都有固定的行间距格式要求，为了提高修改效率，我们可以通过快捷键来快速设置行间距。其中“Ctrl+1”可快速设置1倍行距；“Ctrl+2”可快速设置2倍行距；“Ctrl+5”可快速设置1.5倍行距。

2. 快速换页

我们在撰写OOOO时，通常新的章节要求另起一页。很多同学都是通过狂敲回车来进行换页操作，如此一来，如果前面的内容有所改动，后面的部分就容易出现格式错误。实际上，我们只需要在需要换页的文字后，“Ctrl+回车”就可以直接换到第二页啦~

3. 让表格每页都自动生成表头

在OO写作过程中，如果数据较多，我们会遇到表格很长需要跨页的情况，在格式要求上，跨页的表格每一页都应该有表头，很多同学都是每一页都手打表头，其实可以很简单就实现让表格每页都自动生成表头。

选中表头，在菜单栏的表格工具中选择“布局”选项卡，点击“重复标题行”就可以啦！如果想要取消，再点一次“重复标题行”即可。

4. 设置标题样式

OO撰写的格式要求中，会有一级标题、二级标题…的格式要求，如果手动依次修改的话，不止麻烦而且无法自动生成目录。我们需要将所有文档标题都设置为标题样式。

在“开始”选项卡中，找到标题样式，在“标题1”处右键选择“修改”，然后设置需要的格式即可，其它级别的修改方式以此类推。

5. 自动生成目录

不要再手动生成目录啦，费手！

设置好标题样式后，可以非常方便地自动生成目录。在“引用”选项卡中，点击“目录-> 自动目录”就可以生成目录了，可以自定义目录的样式。如果对内容进行了调整，可以点击“更新目录”。

此外，一般需要将目录页和正文部分分开，这时就需要插入分节符，分节符可以起到分割其前面文本格式的作用，这样我们对某节内容进行调整时就不会影响其它节，如页脚页眉的修改。

将插入点定位到新节的开始位置，在“布局”选项卡中，点击“分隔符-> 分节符 -> 下一页”即可。

6. 设置页眉页脚

①如何使第一页不显示页眉而其它页显示？

设置页眉时，勾选“首页不同”选项即可。

②不同章节的页眉不同如何设置？

对不同章节进行分节即可，每节可以设置不同的页眉。

③页眉下面有一条横线，如何去掉？

选中页眉后，右键选择“清除格式”即可，也可设置其它的样式直接应用。

④如何更改页面横线的样式，如单线改为双线？

选中页眉，在“设计”选项卡中找到“页面边框”，在打开的边框和底纹窗口，选择“边框”选项卡，在样式中选择需要更改的样式，在预览里选择只显示下框线，还可设置颜色与宽度，点击“确定”即可。

7. 设置页码

设置页码时，可能有困扰的地方是目录也会编号，一般情况下，我们是从正文部分开始编号。如果设置目录时插入了分节符，我们只需插入页码后点击取消“链接到前一条页眉”的按钮；

然后在页码的下拉条选择“设置页码格式”，将起始页码设置为“1”即可。

8. 实时翻译功能

在“审阅”选项卡可看到“翻译”选项，可以选择“翻译所选内容”或“翻译文档”；

比如我们选中一段文字，就可以直接使用Microsoft翻译工具进行翻译，可以根据需要选择目标语言，点击“插入”可直接将翻译结果插入至文档中。

如果我们选择“翻译文档”则可直接对整篇文档进行翻译，十分方便！

9. 对齐参考文献

插入参考文献时，可能会碰到参考文献没有对齐的情况，特别时[9]和[10]、[99]和[100]的间距不同，只需如下设置：

全选参考文献，右键选择“调整列表缩进”，“编号之后”的下拉菜单中选择“制表符”，点击“确定” ；

右键“段落”，“对齐方式”选择“两端对齐”，缩进方式选择“悬挂”即可。

10. 打开修订模式

OO初稿完成后，往往需要让导师帮忙审阅，反复修改。我们可以在“审阅”选项卡打开“修订”模式，这样在文档里面做的修改都会记录下来。对于导师帮忙修改的地方，也可以选择“接收”或“拒绝”修改。

此外，使用“比较”功能可以比较两篇文档，如果导师帮我们修改OO时没有使用修订模式，而是在原文直接进行了修改，就可以使用“比较”功能对原文档和新文档进行比较，Word会自动比较并使用修订功能标出两篇文档中不同的地方，这样就可以很清楚地知道哪些地方是修改过的，哪些地方是没有修改的。

以上内容就是本期为大家分享的在修改OOOO时需要注意的一些地方，大家如果有其它的需要注意的Word技巧，欢迎在留言区补充~