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［摘要］随着社会和*息技术的不断发展，人们获取、传递和利用*息的方式发生很大的变化。新媒体技术的兴起使得*息传播更加迅速，高校档案管理服务需要适应这一变化，采用先进的*息技术手段，提高档案管理的效率和精准度。在此情况下，高校档案管理服务也需要不断创新，提高服务质量，以更好地满足教育需求。基于此，文章首先分析高校档案管理的服务特性，然后分析新媒体时代高校档案管理服务的困境，包括法律法规不够健全、档案人员服务意识淡薄、服务过程烦琐等，最后提出新媒体时代高校档案管理服务优化策略，以期提高高校档案管理服务质量。
［关键词］新媒体时代；高校；档案管理；服务优化
0引言
档案管理包括实体档案的管理和相关活动的开展，如档案的教育、科研和编研出版工作等，它是为社会各方面提供服务的关键工作。有效的档案管理服务有助于推进我国政治、文化、科技、教育等全面发展，为社会创造更多的物质和精神财富，作出更大的贡献。在新媒体时代，社会对高校的关注度不断提高，高校档案管理服务需要更好地满足社会的需求，发挥档案资源在社会服务中的作用。无论是中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《加快推进教育现代化实施方案（2018—2022年）》，还是教育部在天津启动的“六卓越一拔尖”计划2.0，都对高等教育提出了新的要求［1］。高校档案管理服务优化需要紧密结合这些要求，以更好地支持高等教育的发展。教育部要求开展高等教育质量革命，这表明国家对高校的各个方面都提出了更高的标准和要求，包括档案管理。随着新技术和新理念在档案管理领域的应用，高校急需优化档案管理，以适应时代发展要求，更好地为高校和社会服务。新媒体时代，高校档案管理服务优化有助于实现*息的便捷获取、服务传播效果的提高、个性化服务水平的提升，能进一步推动高校档案管理服务朝着更加现代化、智能化的方向发展，这对于高校提升服务品质、加强师生互动、适应时代发展潮流都具有重要的意义。
1高校档案管理的服务特性
1.1公共服务突显档案的双重价值
“档案的双重价值说”源自美国著名档案学家谢伦伯格的“文件双重价值论”，强调档案具有双重价值。第一价值是指档案对其形成者的重要性，而第二价值则强调档案对社会其他利用者的价值，主要面向非档案形成者。实际上，档案对于形成单位的第一价值会随时间推移逐渐减弱。高校档案管理的公共服务正是“档案双重价值说”的真实体现。在高校档案管理中，通过管理教学和行政档案，高校能够为自身提供支持，保留并传承重要的历史、管理和决策*息，从而服务于高校的内部需求。然而，高校档案管理的服务对象还涵盖了师生、其他群众和其他组织机构等，突显了其第二价值。高校档案管理通过向形成者之外的利用者提供公共服务，使他们能够更好地了解和利用档案的内在价值［2］。
1.2高校档案管理的服务性
高校档案管理的服务性主要体现在提供全面、有针对性的服务上，以满足不同用户需求。通过维护和管理教学与行政档案，包括保存和整理学生档案、教职工档案以及各类行政文件，高校可以为自身提供服务，以支持高校内部的教学、管理和决策。同时，高校档案管理以公共服务的方式向外部利用者拓展服务范围，师生、其他群众等是主要服务对象。此外，其他组织机构如合作伙伴、用人单位等，也可以借助高校档案获取有关研究合作历史、人才培养情况等的*息。高校通过档案管理可以为学生提**案查询服务，包括学籍、成绩单、奖励记录、毕业证书、学位证书等；同时，可以为教职工提**案查询服务，包括聘用合同、培训记录、工作履历等；还可以为行政人员提**案查询服务，包括决策文件、规章制度、会议记录等。总之，高校档案管理的服务性不仅有助于高校内部运转和决策，也能为外部用户提供获取*息的便捷途径，真正实现高校档案*息的利用价值。
2新媒体时代高校档案管理服务的困境
2.1法律法规不够健全，影响实际操作性
在新媒体时代，高校档案管理服务面临法律法规不够健全的困境，影响了实际操作性。第一，法规更新滞后。我国高校档案管理的主要法规《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高校档案管理办法》的发布和修订时间距今已有多年，法规更新滞后，未能及时顺应新媒体时代的变革。这导致法规中的相关条款未能充分考虑数字化、网络化等新媒体技术的应用，影响高校档案管理服务的现代化发展。第二，开放利用规定滞后。相关法规中关于档案开放利用的时限、解密制度等规定相对滞后或定义模糊。在新媒体时代，及时和便捷利用*息是用户的重要需求，然而相关档案管理法规未明确档案的开放时限和解密制度，使得高校档案管理在档案开放利用方面缺乏灵活性，难以适应用户的实时需求。第三，电子档案的法律认可度不足。尽管档案管理服务采用了数字化和电子化手段，但法律法规未充分确认和规范电子档案的法律地位，从而降低了电子档案的法律认可度，这使得电子档案在一些法律事务中的效力受到质疑［3］。
2.2工作人员服务意识淡薄，服务能力有限
由于传统观念的影响，高校档案管理人员普遍被认为是从事保密工作的人，档案馆被视为“机关重地”，这导致档案管理人员对于公共服务的理念淡薄，更倾向于被动等待用户，而非主动参与社会服务。第一，服务定位和意识模糊。高校档案管理人员未能充分认识到档案的广泛应用场景，服务理念较为保守，忽略了档案对社会大众、研究者、企业等多方面的服务价值。第二，对数字化服务认知不足。部分高校档案管理人员对于数字化服务的认知较为淡薄，导致他们在数字化档案处理、**服务等方面的能力有限，难以提供满足用户需求的高效服务。第三，服务能力不足。高校档案管理人员服务能力的不足表现为缺乏高素质的复合型档案人才［4］。
2.3档案服务过程烦琐，服务环节有待完善
在新媒体时代，高校档案管理服务的困境中，档案服务过程相对烦琐的问题非常突出。第一，*息获取难度大。用户在档案服务过程中面临*息获取的难题。传统档案服务依赖纸质档案或过时的电子系统，用户需要花费较多时间和精力才能获取所需*息，服务流程相对烦琐。用户仍然需要到档案馆亲自查询或书面申请，缺乏更灵活、便捷的**查询方式，导致服务环节烦琐。第二，查阅手续繁复。高校档案馆的检索系统通常仅面向学校内部，社会公众无法通过提前检索确认所需*息是否存在于档案馆，导致档案服务缺乏足够的透明度。高校档案馆对于社会公众的档案查阅要求通常包括提供单位介绍*、身份证明、填写查阅登记表，并需要获得相关部门或档案馆领导的批准，这增加了查阅的门槛，限制了普通用户的档案查阅体验。第三，服务响应时间长。由于服务流程相对烦琐，档案服务响应时间较长。用户提交申请后，需要等待较长时间才能得到档案管理人员的反馈，影响了服务的时效性。传统的档案服务依赖于特定的服务窗口，用户只能在规定的时间和地点办理相关服务事项，缺乏灵活性和7×24 h的服务特性。高校档案馆提供证书翻译认证服务的时限较长，一般需要等待3天，且不能当天获得，这导致用户需要多次往返档案馆，影响了服务的效率和便捷性［5］。
3新媒体时代高校档案管理服务优化的策略
3.1完善档案法律法规，健全档案管理制度
完善档案法律法规有助于确保高校档案管理服务的合法合规性。法律法规可以帮助高校明确档案管理的法定职责和义务，确保学校在档案处理过程中不违反相关法律法规，提高档案服务的合法性［6］。
第一，制定透明开放的档案管理法规。我国应当制定明确的档案管理法规，明确哪些*息属于不予公开的范围，并提供公开*息获取的详细规定。同时，我国法律法规应当强调档案管理的透明性，鼓励高校档案馆通过**平台等方式主动公开非敏感*息，以满足公众需求。第二，建立健全的档案管理制度。档案管理制度应该明确档案管理的责任和流程，确保档案*息的完整性和安全性。档案管理制度还应包括保障档案保密性的措施，以防止未经授权的访问和使用。第三，完善档案保密与隐私保护机制。我国高校应当制定明确的档案保密政策，确保处于保密期的*息得到妥善保护。为了强调隐私保护，我国高校可以制定档案使用规定，明确公共服务中对个人隐私*息的处理方式，以加强公众对档案馆的*任。3.2增强工作人员服务意识，提高档案服务能力
档案服务直接关系到用户的需求。高校通过提高档案管理人员的服务意识和服务能力，可以更好地满足用户的需求，提高用户满意度，保持良好的声誉。增强服务态度和提高服务能力可以加速服务流程优化，减少工作中的烦琐环节，这不仅有助于提高工作效率，还有助于及时准确地处理档案服务请求。增强工作人员的服务意识和提高档案服务能力是高校能够提供高效、安全服务的关键环节，对于实现高校可持续发展至关重要。
第一，加强工作人员的培训和教育。高校应当提供系统的培训和教育计划，确保工作人员了解档案服务的重要性、工作流程以及最佳实践方法。培训可以涵盖档案管理技能、客户服务技巧、**技能等方面，以提升工作人员的综合素养和服务意识。第二，建立激励机制。高校应当建立激励机制，通过奖励和认可来鼓励工作人员提供优质的档案服务，包括表彰优秀员工、提供奖金或晋升机会等，以激发员工的积极性和责任心，从而提高服务质量。第三，引入技术支持。高校应当利用现代技术工具，如档案管理系统、自动化流程等，支持工作人员提**案服务，这不仅可以提高服务效率、减少人为错误，还能为工作人员提供更好的工作体验，从而增强其服务能力［7］。
3.3简化档案服务过程，完善档案服务环节
简化档案服务流程可以减少烦琐的步骤和冗余的操作，从而提高服务效率。档案管理人员能够更快速、更轻松地处理档案服务请求，提升工作效能。完善档案服务环节可以为用户提供更好的服务体验。用户更容易理解和操作服务流程，减少因复杂操作而导致的不便，提高用户满意度。总之，高校简化档案服务过程可以减少冗余步骤和手续，提高处理速度，这有助于高校更迅速地满足学生、教职工的档案需求，减轻行政负担，提高整体教务管理效率。
第一，开展数字化档案管理。档案从传统的纸质形式转变为数字化，建立电子档案管理系统。这样可以提高*息存取的速度，减少物理检索和存储的时间，降低纸质档案管理的复杂性，同时有助于*息的快速检索和更新。第二，制定清晰的服务流程和标准化操作规范，确保每个环节都清晰可行。标准化操作有助于减少人为错误，提高服务的准确性。此外，通过培训和持续监测，确保档案管理人员都能够了解并遵循这些流程规范。第三，实施*息安全和隐私保护措施。在数字化档案服务环节中，重要的是要实施强有力的*息安全和隐私保护措施。高校可以采用加密技术、权限管理、安全审计等手段，确保档案*息不受未经授权的访问，这有助于避免*息泄露风险，增强用户*任感［8］。
4结束语
在公共服务中，档案的双重价值被突显，同时高校档案管理的服务性也得到关注。然而，在新媒体时代，高校档案管理服务面临一些困境，包括法律法规不够健全、工作人员服务意识淡薄以及档案服务过程烦琐等［9］。为了适应时代发展的需求，高校需要不断优化档案管理服务，提升服务水平，以更好地满足用户的需求。因此，本文提出了一些高校档案管理服务优化策略，包括完善档案法律法规、增强工作人员的服务意识、简化档案服务过程等［10］。
主要参考文献
［1］苏全艳.“稳就业”背景下高校毕业生档案管理服务优化路径与策略分析［J］.兰台内外,2023(25):73-75.
［2］王英利.新媒体时代中学图书馆档案管理服务的优化思考［J］.文化月刊,2023(8):125-127.
［3］周峰.高校档案管理过程中公共服务质量优化问题研究［J］.办公室业务,2022(2):143-144.
［4］王瑞.新公共服务视域下高校档案管理的创新与优化［J］.山西大同大学学报(社会科学版),2021(5):27-30.
［5］周峰.高校项目管理中档案管理的公共服务质量优化研究［J］.文化创新比较研究,2021(26):154-157.
［6］张丽萍.基于电子协议系统的高校对外服务协议档案管理优化研究［J］.兰台世界,2021(6):67-69.
［7］王金晶.高校档案管理的公共服务质量优化问题研究［D］.上海:上海师范大学,2016.
［8］史晓红.高校档案管理与服务模式的创新及优化［J］.青海教育,2016(9):52-53.
［9］李高平.浅析新媒体时代高校档案管理工作的问题与对策［J］.山东档案,2021(4):59-60.
［10］刘存强.革新高校档案管理体制面临的问题、方法及路径［J］.办公室业务,2020(11):132,134.后台-系统设置-扩展变量-手机广告位-内容正文底部 -
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新媒体时代高校档案管理服务优化研究论文
人参与 2024-08-12 14:14:12 分类 : 管理学 点这评论 作者：团论文网 来源：https://www.tuanlunwen.com/
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