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［摘要］随着信息技术的快速发展，事业单位信息化档案管理已成为一个非常重要的问题，在现代化的信息时代，传统的档案管理方法受到了诸多挑战，其中包括信息安全、数据整合、检索效率、合规性等问题。事业单位作为国家和社会的重要组织，其档案管理工作的现代化对于提高单位的管理水平、保障信息安全、提升公共服务质量等方面具有重大意义。因此，本文围绕事业单位的现代信息化档案管理展开讨论，分析事业单位的现代信息化档案管理策略，为事业单位建设现代化信息档案管理体系提供一些有效的途径，仅供参考。
［关键词］事业单位；现代信息化；档案管理
0引言
随着信息技术的不断发展，事业单位的档案管理工作也面临着诸多挑战与变革，现代信息化档案管理作为一种基于信息技术的档案管理方式，旨在实现信息资源的集中化、系统化、科学化和数字化管理。创建适应信息时代发展趋势的档案管理新模式，对事业单位档案管理的现代化、智能化和高效化具有重要意义。
1事业单位进行现代信息化档案管理的必要性
1.1提高工作效率与便捷性
现代社会中，信息量正以几何级数增长，事业单位需要处理大量文件和数据，这就需要采用更高效的档案管理方式，现代信息化档案管理具有高效、快速、准确等特点，大大节省了人力物力。传统纸质档案管理涉及档案的分类、整理、检索和保管等环节，劳动强度大、工作效率低。而现代信息化档案管理通过电子文档管理系统（EDMS）实现文件自动归类、数字化归档，极大降低了档案处理的工作难度[1]。据统计，现代化的档案管理系统可提高检索速度20倍以上，存储空间利用率提高15倍。同时，现代信息化档案管理支持远程访问与协同工作，解决了地域限制的障碍，比如员工可以通过企业网盘、云存储等方式实现实时共享与协作。根据国家档案局数据显示，2022年全国已有70%以上的事业单位实现办公文件异地访问，同时，利用大数据、人工智能等技术进行文件检索，也大幅提高了档案管理的准确性与效率。
1.2保障信息安全与合规性
随着互联网技术和大数据的快速发展，信息安全和法律法规的合规性成为事业单位必须面对的问题，现代信息化档案管理通过采用先进的信息化技术和设备，确保档案信息安全和隐私保护，同时遵循政策法规要求。在信息安全方面，现代信息化档案管理系统采用加密存储、防火墙等技术来保障档案的安全，比如区块链技术在档案管理中可以用于防止数据篡改，确保档案真实性。业界有统计数据显示，采用现代化信息档案管理及安全措施后，事业单位数据泄露风险降低了80%以上。另外，信息化档案管理还有助于实现档案法规的遵循，如国家档案局发布的《全国档案工作规范》，要求事业单位实行电子档案的分类、归档、转接等管理，确保长期保存与安全传承，数据表明，通过现代信息化档案管理，事业单位合规性提升了30%。总之，事业单位进行现代信息化档案管理可以大幅提高工作效率与便捷性，保障信息安全与合规性，面对当前信息技术突飞猛进的时代，现代信息化档案管理已成为事业单位未来档案管理的发展趋势。
1.3促进机构内部知识共享与协同创新
在现代社会，信息化档案管理对机构的效率提升和创新发展至关重要。数字化存储和分类让资料检索快速准确，员工可利用关键词搜索等方式迅速获取信息，节省时间并专注于创新。实时共享和远程访问功能通过云平台或内部网络实现资料即时更新和共享，打破地域限制，促进跨部门协作。此外，信息化档案管理通过数据分析和知识挖掘，帮助机构发现共享热点和创新领域，指导人才培养和资源配置，提升整体知识水平和创新力，推动可持续发展。
2当前事业单位档案管理问题分析
2.1信息化程度不高
事业单位在档案管理方面普遍存在问题，首先是信息化程度较低。当前信息技术不断发展，但许多事业单位仍在沿袭传统的文件管理模式，未引入合适的数字化技术。据统计，国内事业单位中，配备电子档案管理系统的机构不超过35%，严重制约了档案管理效率。其中一个关键问题是电子文件的保存方式原始，很多单位将这些文件存储在各类私人计算机或移动硬盘等不便于统一管理的设备上[2]。专业技术如OA系统、电子档案管理系统的覆盖率相对较低，比如在广泛使用社交软件的当下，仅有48.7%的事业单位将即时通讯与档案保管进行整合，因此工作效率较低。此外，相关数字化知识水平亟待提高，根据调查显示，事业单位档案工作人员普遍缺乏相关的数据挖掘、大数据分析、人工智能等方面的知识与技能，致使信息化推进困难，仅有21.6%的事业单位档案管理人员具备一定程度的数字化知识技能。
2.2安全保障机制不完善
档案安全对于事业单位来说至关重要，然而当前档案安全保障机制并不完善，以档案防火为例，国内事业单位中大约30%尚未配置符合要求的防火、防盗设施，档案容易受损。档案保密制度亦存在缺失问题，如近年来我国涉及事业单位信息安全的事件频发，数据泄露案例的年增长率达10.2%，其中一个主要原因就是档案保密制度的落实不到位，缺乏完善的权限管理、加密技术和病毒防护等措施。数字化环境下的档案安全也是关注的焦点。传统的安全堡垒如防火墙、入侵检测系统等不再足以应对日益猖獗的网络攻击。报告显示，国内大约67%的事业单位未建立完善的网络安全体系，且受网络攻击的单位中，仅4.3%的单位能在72小时内恢复正常运营状态。
3事业单位现代信息化档案管理的途径
3.1全面推进电子档案数字化转换与存储
实行现代信息化档案管理体系的事业单位，在全面推进电子档案的数字化转换与存储方案的过程中，应当将其作为首屈一指的优先事项，整个过程可以概括为两大阶段：首先，将现存的纸质档案以及其他传统载体的文件资料通过数字化转换处理，此部分的工作须采用精确度极高的扫描设备（如配备CIS或CCD传感器的扫描器），按照《信息与文献馆藏格式》与《信息技术服务治理第5部分：数据治理规范》这两项国家标准执行。扫描分辨率可达300~600dpi，从而确保了数字化档案具备高质量呈现效果[3]。其次，运用高性能计算（High-Performance Computing，HPC）技术加工处理扫描得到的数字化文件，采用以TIFF和PDF/A为代表的主要存储格式，同时依据OAIS（开放式存档信息系统，Open Archival Information System）标准建立元数据描述，以刻画档案内容。此外，操控数据压缩算法来压缩文件大小，从而为后续存储与检索搭建起高效便捷的基础设施。
3.2构建云计算与大数据支撑的档案管理平台
利用云计算技术和大数据技术为事业单位构建档案管理平台是一种创新型方法，在此背景下，可以考虑选择IaaS（基础设施即服务）、PaaS（平台即服务）和SaaS（软件即服务）等类型的云服务提供商，如阿里云、腾讯云和AWS等，搭建具备高弹性、高可用性和可扩展性的档案管理平台。在平台的构建过程中，通过Hadoop分布式计算框架、Spark引擎以及NoSQL分布式数据库技术（如MongoDB和Cassandra）实现大数据处理及分析能力的集成，从而确保海量档案数据的安全存储和实时快速检索功能得以实现。另外，制定并实施数据权限管理制度，根据不同角色及职责为各方用户设定不同的访问权限，从而确保数据和信息安全。与此同时，在推进档案管理业务的智能化和自动化方面，运用关键字提取、NLP（自然语言处理）等技术，实现对档案语义分析与知识本体构建，进一步提高档案管理平台的整体效率。总的来说，通过云计算技术与大数据技术的结合，事业单位可以构建出高效、安全、便捷的档案管理平台，不仅能够提升档案管理的整体效能，而且可以确保档案信息的安全与可靠，同时借助AI技术为档案检索和管理带来更加智能化的体验。
3.3利用区块链技术确保档案数据的真实性与安全性事业单位在推行现代信息化档案管理的过程
中，有必要突出档案数据的真实性与安全性，为实现这一目标，应充分利用区块链技术，将档案数据写入分布式账本，确保数据防篡改、防修改及防恶意操作，从根本上保障档案数据的安全性与可靠性。具体实施措施包括，构建一套基于以太坊（ETH）、超级账本（Hyperledger Fabric）等主流区块链技术的档案存储方案，通过运用智能合约与数字签名加密技术，设计出公平、公正和透明的档案管理环境[4]。此外，确保档案存储方案符合国家有关文件法律法规，满足档案内容技术要求和分类资料风险等级，为事业单位提供高度可信赖的档案数据存储服务。为进一步提高档案管理系统的安全性能，可以结合零知识证明（Zero-Knowledge Proof）、Merkle树以及分片（Sharding）等技术，实现数据存储与访问的加密验证和数据对冲，并采用去中心化存储解决方案，分散存储节点，增加破解难度以及提高系统容错性。将时间戳技术融入档案存储中，保证历史档案数据不可篡改的追溯性和数据的真实性。为优化档案数据审计工作，应根据档案数据风险等级、档案业务类型及相关审计规则，运用智能合约与事件触发机制自动进行档案数据的审查、监控与提醒。利用这些技术之间的协同作用，将档案数据与区块链技术相融合，形成一套在保障安全性、可靠性与高效性方面具备卓越表现的现代化档案管理体系。通过这一体系，事业单位可以在确保数据真实性与安全性的条件下提高档案管理工作的整体效率，同时满足法律法规对档案安全保密的要求，实现现代信息化档案管理策略的全面落地。
3.4实施档案数据的规范化与标准化管理
为实现事业单位档案数据的有效管理和应用，必须将其纳入规范化和标准化的管理范围。首先，依据国家法规和标准框架，如GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》，制订适应现行档案管理需求的实施方案。在此管理体系下，明确规定电子文件的编制、格式和提交流程，确保其符合标准化存储要求，同时全面整合档案的无纸化与数字化管理，采用当前国际上最先进的技术方案，如OCR（光学字符识别）、NLP（自然语言处理）和知识图谱搭建，以提高档案数据的精确归档及识别能力。其次，在档案检索方面，采用业内公认的多模态信息检索（Multimodal Information Retrieval）技术，通过融合多种检索技术，如词汇控制法、主题词提取及检索、聚类技术、关联分析等方法，强化档案搜索的全面性与准确性。与此同时，着重关注文本挖掘、语义理解、语音识别和图像识别等新兴技术在档案管理中的应用，以便跟踪最新技术发展趋势，确保档案管理过程的高效性和现代性。此外，针对大数据环境下海量档案信息的处理与分析，利用机器学习和深度学习技术，实现自动分类、归档与标记，从而提高档案数据处理速度，降低人工干预成本。在档案数据使用与共享的层面，搭建统一的档案数据访问平台，实行用户授权与验证管理，遵循公平、公正和透明的原则，以确保数据信息的安全与有效使用。构建数据分层与分类管理模式，结合业务需求，对档案数据的开放程度、访问权限以及使用规定进行精细化管理。
4结束语
综上所述，事业单位现代信息化档案管理是一个跨学科、跨领域的综合性课题，随着现代科技的快速发展，尤其是云计算、大数据、区块链、机器学习、自然语言处理等技术的不断演进，事业单位的档案管理正面临着新的机遇与挑战。在这方面，事业单位要深入理解并充分利用这些先进技术，以提升档案管理的高效、安全与便捷。为实现现代信息化档案管理的目标，事业单位需要摒弃传统档案管理模式，大力推行数字化档案转换与存储，落实规范化与标准化管理制度，开发高质量的检索与分析手段。同时，更要关注档案数据的真实性、安全性与可靠性，确保数据信息的安全存储，并积极探索其在业务中的应用价值。
主要参考文献
［1］宋亚琼，张目瞻.事业单位人事档案信息化管理分析［J］.黑龙江档案，2024（4）：97-99.
［2］宋燕，张宁，王爽.数字化背景下医院档案信息化建设探究［J］.黑龙江档案，2024（4）：241-243.
［3］谷米.现代信息化技术手段在档案管理中的应用［J］.信息记录材料，2023，24（2）：61-63.
［4］郑颖.人工智能在现代人事档案管理中的应用［J］.信息记录材料，2022，23（12）：111-114.后台-系统设置-扩展变量-手机广告位-内容正文底部 -
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浅谈事业单位的现代信息化档案管理论文
人参与 2025-06-05 10:27:06 分类 : 管理学 点这评论 作者：团论文网 来源：https://www.tuanlunwen.com/
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