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摘要：随着人工智能时代的到来，技术的革新为高校管理工作带来了前所未有的机遇与挑战，高校财务数智化也成为各高校财务工作的改革要点。一方面，数智化财务报销系统的出现为高校财务工作流程带来了便捷，减轻了教职工的工作负担，为财务报销赋能增效。另一方面，在全面实现数智化财务报销的路径上，人员分工、流程把控、资金预算管理等方面的问题愈发严峻，数智化财务网报系统的人力资源管理、系统配置都有待优化。文章以H高校为例，通过分析当前高校财务报销流程存在的问题，从数智化的角度进一步提出优化措施，为提升高校财务管理水平提供有益借鉴。
关键词：高校财务；数智化财务报销；网上报销
当前，各高校都在积极探索全面实现数智化财务报销的有效途径。然而，实际的业务推进过程依然存在许多阻碍，高校对人员的创新化管理模式、信息化平台互联共享以及业务流程的合理设置都尚处于起步阶段。
因此，文章以H高校为例，深入分析网络财务报销系统自推行以来报销流程中存在的局限性，针对教职工及财务人员所面临的问题，以数智化为切入点，为高校财务报销系统与其他系统的融合建设提供支持。
一、H高校财务智能化报销流程
H高校始建于1951年，是一所以工科专业为主，文管经专业共同发展的公办省属综合性高职院校。现有教职工600余人，在校学生1.3万余人。
H高校财务网报系统至今已推行近两年。在报销流程中，经办人需将单据依次贴放整齐，在财务网报系统中选择报销类型、部门经费，填写收款人信息、金额等信息，再将纸质单据扫描至系统进行网络签批（需经办人、证明人、部门负责人、分管校领导签批）。待网络签批完成，打印签批单贴于纸质单封面送至财务处或投入各校区线下财务报销投递柜等待报销。财务人员在收到纸质凭证后，审核纸质报销单有无信息错误、材料疏漏，若存在问题，财务人员需在报销单封面铅笔注明，再退回给经办人。财务人员确认纸质单据无误后审核系统中的电子材料是否与纸质材料一致并进行凭证制单，再将报销凭证贴于纸质单封面，传递给复核人员。复核无误后，5000元以下的报销单送至财务副处长审核，5000元以上交由财务处长审核，最后流转至出纳支付报销［1］。
二、数智化时代高校财务报销工作存在的问题
（一）报销流程复杂、退单率高，报账员报账困难
在高校的财务报销工作中，报账员由于普遍非财会专业，缺乏对财务专业知识、政策文件的系统学习与认知，在整理报销材料时，常容易出现各种错误和疏漏，这导致一次报销的往往需要经过反复的材料修改，报账员也不得不多次奔波于各部门甚至各校区之间，才能完成最终的报销手续。
在报销过程中，一旦纸质凭证初审存在问题，就需要报账员取回凭证反复修改再提交。比如，在凭证的初审过程中可能存在经费超支、差旅费交通票据缺少、补贴计算有误、报销附件不齐全等情况，财务人员将问题记录于纸质单封面，并根据问题是否严重，决定退单或修改。确认退单的，报账员需拿回单据重新修改、录网签批，再交至财务审核。确认修改的，需将修改后的单据重新交至财务，并在网报系统中修改材料保持一致。一方面，由于缺乏相应专业知识，报账员反复修改、跑腿，一张单据需要进行多次重复工作才能完成，出现报账员怨声载道，不敢报销、不愿报销的情况，甚至可能引起双方对彼此的不满，造成矛盾和冲突，增加了报销复杂度和难度，影响报销的进程［2］。另一方面，这样的审核流程使得网报系统对于财务人员来说仅起到电子凭证存档、查询的作用，并未发挥初审、筛选、便捷的实效。不仅如此，先审核纸质单据后复核电子材料也会让财务人员产生审核惰性，从而降低对电子材料的审核力度。
（二）专职报账员制度无法推进，财务工作开展困难
以H高校为例，财务报销实行专职报账员制度。即，由各部门、二级学院文秘兼任专职报账员一职，负责本部门、学院所有教职工的报销凭证收集、整理、上传、投递等工作。财务处各审核人员直接与报账员对接工作能够减轻工作交流难度，提高工作效率。然而，制度的实施却困难重重。其一，专职报账员认为自己承担了额外工作、但并未获得相应报酬。其二，在整理他人报销材料时，部分专职报账员反映由于并未实际参与工作，容易出现材料整理缺乏逻辑的现象。
因此，大部分专职报账员工作积极性并不高。有的报账员直接将专用账号授权他人使用，导致整个报销流程中专职报账员职位形同虚设。一旦出现问题清单，财务人员只能与教职工直接沟通，而大多教职工对报销流程完全陌生，需要财务人员逐一指导，大大增加了财务工作量与沟通成本，定期举办的专职报账员培训也远低于预期效果，难以发挥作用。
（三）财务数据共享平台不完善，部门间存在信息壁垒
数智化时代背景下的高校财务报销工作需要依托各部门的信息数据实现高效协调与精准管理。财务系统与各部门系统的数据对接有利于提升各部门预算、报销的准确性，这不仅能够让高校各部门数据变得更加可视化，还能够使教职工以及财务人员从繁琐重复的工作中脱离出来，从而起到会计核算、管理的作用，有利于高校管理人员对资金使用的全面统筹。
然而，目前的高校信息化系统建设仍处于起步阶段，各部门内部电子数据有待完善，财务部门与其他各部门之间无法形成数据共享。例如，H高校目前对于科研经费的管理还处于较为原始的手写登记台账阶段。科研处暂未建设网络信息平台。教职工需在科研处开设经费卡以登记科研经费使用情况，财务人员完成费用报销后，在经费卡上记录金额，待下一次报销时，经办人还需在财务处翻找经费卡交给财务以便登记。这种方式效率低下，经费卡长期流转容易遗失，手写登记台账也容易出现漏记、错记等情况。错误一旦发生，便会导致经费使用超支。
对于资产管理而言，部门之间的信息共享还存在较大的融合空间。H高校的资产系统和财务系统都已初步建成，但系统之间的对接却还有很长的路要走。一方面，从经办人角度而言，经办人在报销资产时，不仅需要将所需单据依次贴放整齐并上传至网络报销系统进行网络签批，还需同时在资产系统中录入资产信息（包括资产分类、单价、数量、总价、品牌、规格、供应商、存放地点等），经部门负责人、资产处负责人审核无误后，打印资产入库单附于纸质报销单中，待网络签批流程完成，打印完成签字流程的网络签批单并贴于纸质单据封面送至财务处报销。由于对资产分类等规章不够熟悉，教职工会存在初始数据填写错误等情况，而校内资产量巨大，资产审核又容易出现差错，这导致当所有单据提交到财务处时才发现初始数据填写有误，需要退回经办人重新录入资产入库单，这样一来，纸质报销单、电子报销单材料都需要修改，加大了多方工作量。另一方面，从财务人员角度而言，H高校财务系统虽与资产系统已完成初步对接，可以通过直接输入资产编号批量录入信息自动生成凭证，但系统对接并不完善。譬如，做账时虽可以通过资产编号链接资产数据直接生成凭证，但财务人员仍需手动输入每一条摘要，修改经济分类，选择支出项目等，数据链接仅完成了第一步。另外，做账时偶有删除凭证的情况，而资产系统并不会随着财务凭证的删除而自动删除资产，这导致每月终了，财务处和资产处都需要人工核对系统中的资产差异并进行手动修改。
三、数智化时代下高校财务转型的保障及对策
（一）建立预审反馈机制，减少报账员不必要跑腿频次
在网报系统中添加“预审反馈”功能，财务人员首先审核网报系统中的电子材料，若存在问题可在系统中及时反馈报账员修改，修改完成的单据推送至“已修改”窗口方便财务人员先行复审，材料无误后，电子单据推送至“已预审”窗口并生成注明“已预审”的网络签批单。预审后，系统将自动短信提示报账员，报账员将网络签批单贴于纸质单封面便可移交财务处或线下投递柜。通过检索网络签批单封面的“已预审”可以初步筛选合格报销单。财务人员在核对合格纸质报销单是否与电子单一致后，生成报销凭证贴于封面，移交复核这样一来，不但能够降低报账员因基础性错误而频繁跑腿情况的发生，增进双方的工作效率和沟通效果，财务人员亦可从繁琐、机械的问题整理以及短信沟通事务中得以抽身，进而能够将更多的时间与精力集中于更具战略性、前瞻性的管理工作之中。
（二）完善专职人员奖励机制，构建绩效评估系统
由于高校财务报销的复杂性，整个报销流程不仅需要各个部门之间实现互融互通，报销工作的开展也需要广大教职工协同配合。财务报销系统各方面功能的开发不仅要基于财务报销原理，更应该从宏观管理层面出发，以确保财务系统能够更加适应高校日益增长的财务需求和管理需要。
要想在高校长久实施专职报账员制度，从人力资源角度，需要建立更加完善的员工激励机制，解决专职报账员缺乏工作激情的问题。一方面，各部门主管应该重视工作量分配的重要性，合理的工作量能够有效提高各岗位工作效率，促进部门人员间的团队和谐，减少不必要的职责推诿。工作分配中，可以适当减轻专职报账员工作负担，以便工作能够顺利进行。另一方面，高校可以定期对专职报账员的工作绩效实行排名考核，予以适当实质性奖励。
从高校数智化的角度，财务系统可以嵌入“绩效评估模块”，以确保专职报账员的工作绩效表现更加可视化。在报销单审核页面中嵌入问题清单功能，财务人员将报销材料中的不规范事项予以记录，同时问题清单还可以及时总结常见问题关键词并形成相应报销指南，方便专职报账员后续报销时提高报销材料准确性。的每月终了，系统根据问题清单的数量进行绩效排名，各部门可根据排名情况定期评选优秀专职报账员并提供相应绩效奖金、荣誉表彰等。绩效评估模块不仅能够让专职报账员的工作效果更加数据化，各部门负责人也可以根据绩效排名了解员工的工作能力与表现，便于部门内部工作的合理分配。
（三）加强高校内外部数据互融互通，打破信息不对称
高校财务处是与各处室联系最为紧密的职能部门，因此打通各部门之间的信息壁垒建立数据公共服务平台能够减少各部门信息传递的时间和误差、简化工作流程避免重复劳动，使财务处理流程更加高效。不仅如此，从宏观角度看，数据共享服务平台的建设能够及时发现潜在的风险和问题，有助于高校决策者优化资源配置和预算管理。
对于高校内部而言，应加快各部门信息化建设，并及时与其他部门系统形成对接。比如，科研处可以通过建立科研经费控制平台来对每位教职工的经费使用进行实时监控。通过线上平台录入每位教职工的科研经费使用额度形成电子经费卡，并与财务网报系统进行连接，一旦经办人选中相应科研费用，便可以自动在经费系统中完成费用扣减，若费用超支，则无法链接相关费用形成财务报销单。资产系统与财务系统能够结合更加紧密，高校可以建立财务、资产一体化系统，同步部门间招投标数据、采购验收情况、资产入账、资产信息增删、资产折旧摊销、资产处置等业务，减少账账不相符的情况。
对于高校外部而言，高校也应该积极与省、市行政机关寻求合理合法的信息合作共享。包括但不限于电子发票的真伪，使用次数自动识别机制、按部门分类的实时政策性文件知识库建立等。将这些子系统与高校OA、财务报销系统搭桥，在降低人工审核错误率的同时还可以通过知识库等平台不断提高教职工和财务人员对新标准和新规范的认识，增强工作效能，从源头制止问题报销单的产生，让信息流动代替人员流动，真正实现高校数智化。
四、结语
数智化高校建设道阻且长，高校以数智化财务建设带动其他信息化平台建设应注重夯实基础后循序渐进，积极探索各部门间信息融通的最佳方案，实现高校统筹、宏观管理。财务处作为高校重要职能部门之一，同时承担着服务师生、宏观管控双重职责，高校应当紧跟时代发展，在不断完善信息化平台的进程中，还要充分考虑教职工现实情况，优化报销流程，让报销工作更加合理、高效。同时，高校也要充分利用新媒体等多种手段提升教职工财务认知，加强新政策文件学习、培训讲解工作，推动财务人员从机械性做账、重复性答疑向智能化管理转型，全面实现数智化财务报销，助力智慧校园伟大蓝图稳步实现。
参考文献
［1］蒋蕾．国有民办高校业财融合内控系统设计与应用—以Z学院为例［J］．现代经济信息，2020（11）：55-57.
［2］张海帆．如何构建高校财务管理运行机制［J］．现代经济信息，2020（11）：82-83.后台-系统设置-扩展变量-手机广告位-内容正文底部 -
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数智化时代下高校财务报销流程优化及建议探究—以H高校为例论文
人参与 2025-01-03 10:08:55 分类 : 经济学 点这评论 作者：团论文网 来源：https://www.tuanlunwen.com/
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